Veränderung gemeinsam gestalten
Prozesse, Digitalisierung und Kommunikation im Bistum
Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
in den vergangenen Wochen konnten wir alle erleben, dass unser Bistum in Bewegung ist. Mit dem Ruhestandsgesuch des Bischofs sind weitere Veränderungen hinzugekommen. In all diese Situationen ist Orientierung wichtig: Was geht weiter, was verändert sich und wo stehen die bereits begonnenen Vorhaben?
Unser Diözesanadministrator Andreas Kutschke hat bestätigt, dass die begonnenen Veränderungs- und Digitalisierungsprozesse verlässlich weitergeführt werden. Die Themen werden weiterhin regelmäßig mit ihm abgestimmt und dort, wo es notwendig ist, priorisiert und entschieden. Mit dieser Information möchten wir deshalb konkreter darüber berichten, was bereits passiert ist, was aktuell bearbeitet wird und welche nächsten Schritte anstehen.
1. Mitarbeitendenbefragung – was haben wir gehört?
Die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung wurden am 1. September in der HALKO vorgestellt und das weitere Vorgehen wurde besprochen. Die Befragung zeigt eine gute Grundlage: Viele Mitarbeitende erleben die Zusammenarbeit im direkten Team, das offene Ansprechen von Problemen und das unmittelbare Miteinander positiv. Gleichzeitig gibt es einen deutlichen Wunsch nach mehr Orientierung, besserer und rechtzeitiger Kommunikation sowie einer stärkeren Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Entscheidungen sollen nachvollziehbarer und Veränderungen besser eingeordnet werden.
Damit soll es nicht bei einer Auswertung bleiben: Die Hauptabteilungen besprechen die Ergebnisse derzeit mit ihren Mitarbeitenden und sammeln konkrete Rückmeldungen dazu, was gut funktioniert, wo Verbesserungsbedarf besteht und welche Veränderungen kurzfristig möglich sind. Diese Rückmeldungen werden anschließend zusammengeführt und in die weitere Arbeit des Querschnittsprojekts „Veränderungen gemeinsam gestalten“ aufgenommen.
2. Prozesse und Qualitätsmanagement – wo soll konkret Entlastung entstehen?
Ein zentrales Thema aus der Befragung sind klare Rollen, Zuständigkeiten und verlässliche Abläufe. Genau hier setzt die laufende Prozessarbeit an. Ziel ist zunächst sichtbar zu machen, wo heute unnötige Doppelarbeit, Medienbrüche oder unklare Zuständigkeiten entstehen.
Ein Beispiel sind Personaldaten: Einzelne Informationen müssen derzeit in mehreren unterschiedlichen Systemen erfasst und gepflegt werden – in manchen Fällen mehr als fünfmal! Das kostet Zeit und erhöht das Risiko unterschiedlicher Datenstände.
Ein weiteres Beispiel ist das On- und Offboarding. Beginnt eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter, sind Personalabteilung, Führungskraft, IT und weitere Stellen beteiligt. Künftig soll klar geregelt sein, wer wann welche Information erhält und welche Schritte angestoßen werden, etwa Benutzerkonten, Berechtigungen, technische Ausstattung oder die Rückgabe von Arbeitsmitteln.
Auch bei Rechnungsfreigaben oder im IT-Support werden Abläufe betrachtet. Ein professionelles Ticketsystem kann den Support transparenter und schneller machen; entscheidend ist jedoch zuerst ein klarer Prozess: Wo geht eine Anfrage ein, wer übernimmt sie und wie ist der Bearbeitungsstand nachvollziehbar?
Der Grundsatz lautet deshalb: Zuerst der gute Prozess, dann das passende digitale Werkzeug.
3. rexx – die neue Fachanwendung für das Personalwesen
Mit rexx hat die Einführung einer neuen zentralen Fachanwendung für das Personalwesen begonnen. Aktuell werden Organisationsstruktur, Rollen, Personendaten und Schnittstellen vorbereitet. Schrittweise sollen damit unter anderem die digitale Personalakte, Urlaubs- und Abwesenheitsprozesse, On- und Offboarding, eLearning und Schulungsmanagement, digitale Workflows sowie Self-Service-Funktionen unterstützt werden.
Self-Service bedeutet zum Beispiel: Ändert sich die eigene Anschrift, soll diese künftig direkt im System eingegeben werden können. Die Änderung wird anschließend über einen definierten Prüfprozess übernommen und an den erforderlichen Stellen weiterverarbeitet. Zusätzliche Formulare, E-Mails und Mehrfacherfassungen sollen dadurch schrittweise entfallen.
rexx soll damit nicht lediglich eine bestehende Software ersetzen, sondern Personalprozesse insgesamt einfacher, transparenter und verlässlicher machen.
4. Digitalisierung und IT – wie hängt das zusammen?
Die laufenden Digitalisierungs- und IT-Themen wurden zuletzt in der HALKO am 15.09. sowie mit dem Diözesanadministrator gemeinsam eingeordnet. Der Fokus liegt bewusst auf der verlässlichen Umsetzung bereits gestarteter Vorhaben und auf einer gemeinsamen Gesamtstrategie, damit Systeme langfristig zusammenpassen und doppelte Strukturen oder Insellösungen vermieden werden.
Dabei unterscheiden wir zwischen Digitalisierung und IT: Digitalisierung beginnt mit der Frage, wie wir unsere Arbeit, Prozesse und Zusammenarbeit verbessern können und welche digitalen Lösungen dafür sinnvoll sind. Die IT schafft die technische Grundlage – sichere Systeme, Infrastruktur, Schnittstellen, Zugänge und einen verlässlichen Betrieb. Beides baut aufeinander auf.
Aktuell liegen wichtige Schwerpunkte auf rexx und dem BI-Tool für Reporting und Steuerung. Gleichzeitig werden weitere Themen wie Microsoft 365 und ein Dokumentenmanagementsystem strategisch vorbereitet. Die Vorhaben werden zeitlich gestaffelt, damit die Umsetzung für Organisation und Mitarbeitende leistbar bleibt.
5. „Veränderungen gemeinsam gestalten“ – wie geht es weiter?
Das Projekt „Veränderungen gemeinsam gestalten“ verbindet die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung mit Fragen der Kommunikation, Zusammenarbeit, Prozessgestaltung und Digitalisierung. Denn neue Software allein verändert noch keine Zusammenarbeit; ebenso wenig reicht eine neue Prozessbeschreibung aus, wenn Informationen nicht ankommen oder Zuständigkeiten unklar bleiben.
Christian Fischer wird künftig deutlich stärker in das Projekt eingebunden und soll perspektivisch die Federführung übernehmen, insbesondere mit Blick auf Kommunikation und Koordination. Die konkrete Aufgaben- und Rollenverteilung wird derzeit weiter ausgearbeitet. In der kommenden Woche sollen hierzu weitere Konkretisierungen erfolgen und zugleich die Mitarbeitendenversammlung im November vorbereitet werden.
6. Mitarbeitendenversammlung im November
Ein wichtiger nächster Schritt ist die Mitarbeitendenversammlung im November. Sie soll mehr als eine reine Informationsveranstaltung sein. Neben einer Einordnung der aktuellen Entwicklungen sollen die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung, laufende Veränderungsthemen und konkrete nächste Schritte gemeinsam betrachtet werden.
Geplant ist Raum für Fragen, Rückmeldungen, den Austausch zwischen den Bereichen sowie konkrete Ideen und Verbesserungsvorschläge.
7. Neue Stabsstelle Kommunikation
Eine kleine Anmerkung in eigener Sache: Das Bistum möchte die Kommunikationsarbeit neu aufstellen. Dazu wird aus der bisherigen Stabstelle Öffentlichkeitsarbeit die neue Stabstelle Kommunikation. Das ist nicht nur eine Titeländerung, sondern auch Ausdruck einer Veränderung. Der Bereich der internen Kommunikation soll hier u. a. stärker in den Fokus gerückt werden.
Als neuer Leiter dieser Stabsstelle möchte ich mich Ihnen auf diesem Weg kurz vorstellen. Mein Name ist Christian Fischer. Ich bin 54, verheiratet, lebe mit meiner Familie seit vielen Jahren in Freital. Aufgewachsen bin ich in der Diaspora in Thüringen. Ich war Offizier, Journalist und zuletzt Pressesprecher im Landtag. Meine Erfahrungen stelle ich gern in den Dienst unseres Bistums.
Ich übernehme jetzt die Verantwortung für das Projektteam „Veränderung gemeinsam gestalten“ und freue mich, mit Ihnen gemeinsam die Zukunft unseres Bistums gestalten zu dürfen.
Wie geht es weiter?
In den kommenden Monaten wollen wir regelmäßiger und konkreter informieren. Dabei möchten wir uns künftig an einfachen Fragen orientieren: Was passiert gerade? Warum machen wir das? Was bedeutet es für den Arbeitsalltag? Was ist bereits entschieden, was ist noch offen und wo können Mitarbeitende sich einbringen?
Unser gemeinsames Arbeiten wird sich weiter verändern. Nicht jede Frage lässt sich heute bereits beantworten. Umso wichtiger ist es, Veränderungen nachvollziehbar zu machen, Rückmeldungen aufzunehmen und Schritt für Schritt gemeinsam weiterzuarbeiten.
Vielen Dank für Ihre Offenheit, Ihr Mitdenken und Ihre Beteiligung.
Im Namen des Projektteams
Christian Fischer
Stabsstelle Kommunikation